Secrétaire-réceptionniste

Hamilton, ON

THE ENGLISH VERSION WILL FOLLOW

Secrétaire-réceptionniste bilingue 
Poste permanent à temps plein (35 heures/semaines)
Lieu de travail : Hamilton
Échelle salariale horaire : 22,09 $ – 26,85 $ / heure

Sous l’autorité de la Direction des Services de santé primaire, la ou le secrétaire accomplit des tâches de réception et de soutien administratif général.

Responsabilités:

• Accueillir la clientèle du Centre de santé à la Réception et au téléphone
• Enregistrer les rendez-vous de la clientèle
• Tenir les dossiers de la clientèle à jour
• Recevoir, trier et diffuser le courrier
• Effectuer les saisies de données requises pour les dossiers
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et faire les commandes selon les procédures établies
• Classer les documents
• Fournir tout soutien administratif nécessaire aux équipes du Centre de santé
• Participer aux réunions du personnel et aux réunions de secteur
• Appuyer le travail des membres de l’équipe à la Réception et au secrétariat médical au besoin

Aptitudes, expérience et exigences spécifiques

• Diplôme d’études secondaires
• Cours de secrétariat ou d’informatique considéré comme un atout
• Excellentes connaissances en informatique et maîtrise des technologies bureautiques, ci-inclus des dossiers médicaux électroniques
• Expérience minimum de deux ans dans un environnement de service à la clientèle et de travail de bureau
• Parler et écrire couramment le français et l’anglais
• Excellente aptitude à la communication avec la clientèle de tous les âges et toutes origines, surtout avec les personnes âgées
• Connaissances par rapport aux enjeux bucco-dentaires dans la communauté
• Expérience dans une Clinique Dentaire serait un atout
• Flexibilité pour travailler en soirée au besoin
• Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
• Capacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanément
• Sens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisation
• Respecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialité

CONDITIONS SPÉCIALES 

• Être prêt à travailler selon un horaire flexible pour répondre aux besoins des patients
• Avoir accès à un véhicule  automobile et détenir un permis de conduire valide de l'Ontario
• Fournir une vérification du casier judiciaire pour le travail auprès des personnes vulnérables

• Une preuve de vaccination contre la COVID-19 (ou un billet médical pour une exemption) sera demandée  au moment de l’embauche

Veuillez faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum Vitae en français ou en anglais.

Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

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Bilingual Secretary-Receptionist 
Permanent full- time position
Location: Hamilton
Hourly Salary Range: $22.09 – $26.85 / hour

Under the authority of the Primary Health Services Director, the Receptionist performs reception and general administrative support duties.

Responsibilities:

• Welcome the clientele of the Health Centre at the Reception desk and on the telephone
• Confirm and document customer appointments
• Maintain client records
• Receive, sort and distribute mail
• Make the required data entries using different systems
• Maintain an inventory of office supplies and place orders according to established procedures
• Filing documents
• Provide all necessary administrative support to the Health Centre teams
• Participate in staff and sector meetings
• Support the work of team members at the front desk and medical secretary as required

Education, Experience and Specific Requirements:

• High school diploma
• Secretarial or IT courses considered an asset
• Excellent knowledge of IT and office related technologies, including electronic medical records
• Minimum two years' experience in a customer service and office work environment
• Speak and write fluently in French and English
• Excellent communication skills with clients of all ages and backgrounds, especially with senior populations
• Knowledge of oral health issues in community settings
• Experience in Dental Office would be a great asset
• Flexibility to work evenings on an as needed basis
• Ability to work independently and as part of a team
• Ability to adapt and manage time conflicting priorities
• Strong problem-solving and organizational skills
• Ability to respect confidentiality, related policies and legislation

SPECIAL CONDITIONS

•  Be willing to work flexible hours to meet patient needs
• Have access to a motor vehicle and hold a valid Ontario driver's license
• Provide a clean Police Vulnerable Person Criminal Record Check (PVSC)
• Proof of COVID-19 vaccination (or medical ticket for exemption) will be requested at the time of hiring

Please send us your cover letter and resume in French or English.

The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.